20 maart 2010 | door De eerste mooie lente dag, een vroege ochtend, de vogels die fluiten, de lammetjes huppelen door de wei en in de verre omtrek altijd wel een kerktoren te vinden. Onze Prima Poli trein, met aan boord de Friese delegatie (Jan Landman, Herre en ik), doet Sneek aan vandaag!
Vanuit het Antonius Ziekenhuis te Sneek kwam naar aanleiding van het symposium in het Elkerliek het verzoek om een privé workshop rond Prima Poli te organiseren. Ca. 18 medewerkers van verschillende poliklinieken namen deel aan de middag workshop. Een goede opkomst, en zeer te prijzen dat er van zoveel verschillende afdelingen een afvaardiging was!
De opbouw van het programma was gelijk als aan de eerste Prima Poli on Tour. Jan verzorgde de introductie. Jan legde duidelijk de nadruk op het verbinden van denken en doen: degenen die het werk doen, uitdagen na te denken hoe ze het werk anders, beter, sneller of slimmer kunnen doen. De oplossingen en ideeën komen uit het team van de polikliniekassistenten, het afdelingshoofd en de medisch specialisten. Er is geen best practice die geïmplementeerd moet worden, het uitgangspunt is de situatie op de polikliniek. Het doel is de werkdruk te verlagen en het werkplezier te verhogen, maar ook de patiëntentevredenheid te vergroten.
De stap naar Prima Poli was snel gemaakt. In een korte presentatie legde Herre de verdere achtergrond van Prima Poli uit. Wat is het? Hoe ziet het eruit? Wat doen we dan? Wat zijn de behaalde resultaten? Wat levert het uiteindelijk op? En wat is de meerwaarde van Prima Poli als je het vergelijkt met andere projecten?
Daarna konden we aan de slag. Ook dit keer kozen we voor twee workshops. Om zo dicht mogelijk te blijven bij een Prima Poli project begonnen we met de workshop verspilling. Deze wordt immers ook in de kick-off van het project gehouden. Het startpunt van een veranderingstraject is altijd het in kaart brengen van de grootste problematiek van de afdeling, in 99% van de gevallen ook wel verspilling te noemen. Verspillingen zijn activiteiten en/of producten die geen waarde toevoegen aan de omgeving. Dus waarom ze dan laten bestaan? Maar hoe definieer je ze? Door de juiste vragen te stellen: Wat gaat er fout in de werkwijze op de polikliniek? Waarom is dit een probleem? Zijn er meer mensen die dit probleem ervaren? Is het een probleem dat we op moeten lossen? Wat zijn mogelijke oplossingsrichtingen? En hoe kun je ze zelf op korte termijn, tegen lage kosten, met hoge resultaten en vooral binnen je eigen beïnvloedingssfeer aanpakken? Opvallend is dat de afdelingen met een aantal vergelijkbare verspillingen worstelden en deze ter plaatse werden opgelost! Positief! Dat is Prima Poli!
Voor de tweede workshop werd de groep in twee subgroepen gesplitst. Onder het genot van een goede lunch brachten de groepen een eigen gekozen werkwijze in beeld. Herre, Jan en ik hadden hierin voornamelijk een ondersteunende rol op de achtergrond – het doorvragen naar de verschillende stappen binnen een proces resulteerde al snel in het aandragen van korte en lange termijn oplossingen. De verschillende afdelingen gaven elkaar tips en adviezen. En ook hier kwam weer duidelijk naar voor dat de meerwaarde van de mening en ervaring van de polikliniekmedewerkers enorm is. De kenners van de processen weten vaak met kleine, praktische oplossingen verbeteringen te realiseren die direct gevolgen heeft en merkbaar zijn voor alle medewerkers en zelfs de patiënten!
Na een afsluitend sessie kijken niet alleen wij terug op een goede middag. De groep was enthousiast en herkende veel! Positieve reacties uit de zaal. Samen met de tips en adviezen kunnen wij weer aan de slag. We breiden het aanbod aan workshops verder uit. Zodat ieder ziekenhuis zelf kan kiezen waar zij hun medewerkers mee willen laten oefenen. Prima Poli wordt immers op maat gemaakt.
De Prima Poli trein raast inmiddels verder.