16 februari 2010 | door In onze Prima Poli on tour programma hadden we gisteren onze eerste bijeenkomst in één van de ziekenhuizen van waaruit interesse is getoond. Met z’n drieën, Peter, Letty en ikzelf, verzorgden we het middagprogramma. Het was een goede bijeenkomst waaraan ongeveer tien mensen uit het ziekenhuis deelnamen. Natuurlijk werd gestart met een korte introductie door Peter. Hij vertelde over de gedachte achter Prima Poli en waarom we met de Vreelandgroep hiermee aan de slag zijn gegaan.
Aansluitend presenteerde ik over Prima Poli. Wat is het? Hoe ziet het eruit? Wat doen we dan? Inmiddels hebben we behoorlijk wat voorbeelden waarmee we duidelijk kunnen maken wat Prima Poli precies inhoudt. Toch blijft de beste manier om kennis met Prima Poli te maken, het te ervaren. Hiervoor hadden we, net als op het symposium in Helmond, een tweetal workshops voorbereid.
We zijn gestart met de workshop verspilling. In de workshop vragen we de deelnemers voorbeelden te geven bij de acht vormen van verspilling, uit de dagelijkse praktijk van het ziekenhuis. Wanneer we het project Prima Poli starten op de polikliniek, vormt dit het startpunt van het traject. Ook deze keer kwam er veel naar boven, veel is ook herkenbaar uit andere ziekenhuizen, maar bepaalde problematiek lijkt juist specifiek te gelden voor dit ziekenhuis.
Ter illustratie staat hierboven de sheet “mankementen”: Wat gaat er fout in de werkwijze op de polikliniek? Waarom is dit een probleem? Zijn er meer mensen die dit probleem ervaren? Is het een probleem dat we op moeten lossen? Wat zijn mogelijke oplossingsrichtingen? De discussie die volgt geeft richting aan de onderwerpen waarmee het team het eerst aan de slag gaat. Want waarmee gestart wordt, bepaalt het polikliniek team natuurlijk zelf.
Na de workshop verspilling gingen we door met de workshop “werkwijze in beeld”. Een methode uit het instrumentenboek die we gebruiken om de werkwijze in beeld te brengen en vanuit deze werkwijze aanknopingspunten te vinden voor verbeteringen. Het is een workshop die we vaak doen, in wisselende gezelschappen. Het leuke aan de workshop is, dat de meerwaarde van vooral de polikliniek assistenten gelijk duidelijk wordt. Zij zijn degenen die echt weten hoe het werkproces in de polikliniek precies in elkaar zit. De valkuil, waar deze keer minder hard in werd getrapt dan eerder het geval was, is dat het te verbeteren proces groter wordt gemaakt dan nodig is. Juist door het klein te houden, worden de oplossingen praktisch, haalbaar en op korte termijn realiseerbaar.
Het succes van een bijeenkomst zit ook in kleine dingen. Hoe boor de je inspiratie van de gehele groep aan? Hoe zorg je ervoor dat iedereen zich vrij en uitgenodigd voelt om mee te doen in de discussies? Dat vraagt natuurlijk wat van ons als begeleiders, maar het vraagt ook wat van de groep die met elkaar aan de slag gaat. En dat zat hier wel goed.
En wijzelf? Practise what you preach:
De presentatie is naar aanleiding van deze bijeenkomst verbeterd op een aantal punten: in presentatie en opbouw. Op basis van reflectie tussen ons drieën op wat we zagen in de zaal en door te vragen wat niet duidelijk genoeg was. De workshops breiden we uit met meer voorbeelden van wat we in de praktijk tegen komen.
En qua organisatie: naar elke workshop nemen we ons Prima Poli Pakket mee. Een doos met alles wat we nodig hebben: pennen, post-its, programmaboekje, presentaties, phototoestel en zo nog meer. Van alles wat we meenemen hebben we een paklijst gemaakt, waardoor we zeker weten dat we alles bij ons hebben. Het Prima Poli Pakket passen we nu zo aan dat in één oogopslag te zien is wat ontbreekt in het pakket. Overdreven, zal je denken? Ik denk het niet. Practise what you preach: je verliest natuurlijk gelijk alle geloofwaardigheid als je iets vergeet mee te nemen, te laat bent of uitloopt. Voordeel van de standaardindeling van deze doos is dat iedereen de doos klaar kan maken en ik in één oogopslag kan zien of het pakket compleet is.