1 september 2009 | door De droom
’s Ochtends op ontspannen wijze de deuren van je poli openen, omdat je weet dat je weinig tot geen wachttijden zult hebben in je wachtkamer; je tijd hebt de bezoekers van je poli te ontvangen, te helpen en voor ze klaar te staan; je tijd hebt om je administratie eenvoudig op orde te houden; en je korte lijnen hebt met de andere medewerkers van je eigen polikliniek, maar ook met andere afdelingen. Hier willen alle polimedewerkers wel werken.
De realiteit
Helaas is de realiteit vaak anders. Want hoe vaak moet er wel niet gezocht worden naar statussen, kan de roodgloeiende telefoon niet worden beantwoord, zijn resultaten zoek, en zit de wachtkamer vol boze patiënten omdat het spreekuur uitloopt. Lastige situaties waar niet alleen de assistentes dagelijks tegen aan lopen, maar ook de artsen. Hoe vaker dergelijke incidenten voorkomen op de poli, hoe lager het werkplezier en hoe groter de ervaren werkdruk zal zijn. Maar hoe kan je er nou voor zorgen dat de werkdruk op de poli afneemt, zonder dat je afbreuk doet aan de kwaliteit van je werkzaamheden?
De mening
Je hoort het de chirurg, de verpleegkundigen en de poliassistentes zeggen: “Dan komt er weer een grijs pak ons vertellen wat onze problemen zijn en wat we anders zouden moeten doen: vaak een voor de hand liggende oplossing die in de praktijk niet uitvoerbaar blijkt. We weten zelf veel beter wat de problemen zijn en waarom bepaalde oplossingen wel of niet werken. Als we nou gewoon zelf de tijd, middelen, instrumenten en de zeggenschap zouden hebben…”.
De geluiden
In onze dagelijkse werkzaamheden als adviseurs komen wij in contact met verschillende lagen binnen de ziekenhuiswereld. Steeds vaker komen thema’s als procesoptimalisatie aan de orde. Op ieder niveau. Maar ook de complexiteit van het doorvoeren van veranderingen staan hoog op ieders lijst.
De aanpak
In gesprekken met het Elkerliek Ziekenhuis kwam de discussie op de poliklinieken. Hoe kun je er nou voor zorgen dat een poli beter gedraaid wordt? Door precies dat te laten wat de chirurg hierboven aangaf! Laat het proces vanuit de medewerkers zelf komen!
In samenwerking met het Elkerliek Ziekenhuis ontwikkelen wij de Prima Poli.
In plaats van de zorgverleners te vertellen hoe ze het werk anders moeten doen, ondersteunen we de werkvloer met instrumenten om zelf de diagnose te kunnen stellen, en geven we ze het mandaat en de middelen de situatie te verbeteren.
Prima Poli
De kracht van de Prima Poli zit voor een belangrijk gedeelte in de verantwoordelijkheid voor het productieproces en oplossingen voor problemen die op de Prima Poli direct vanaf de werkvloer komen. Deze redenering volgend zijn de Vreelandgroep en het Elkerliek ziekenhuis een samenwerking aangegaan om met het ziekenhuis een methodiek uit te werken voor de toepassing op de poliklinieken.
De methodiek bevat de volgende elementen:
- een kwaliteitscyclus vergelijkbaar met de cyclus van Deming;
- regie en eindverantwoordelijkheid bij de zorgverleners zelf;
- aanreiken van instrumenten om aan verbeteringen te werken;
- voorbeelden en instrumenten gebaseerd op de gedachte achter lean;
- een gestructureerde aanpak voor zelfsturende teams.
De methodiek is gebaseerd op verschillende managementstijlen, onder andere Lean en Deming.
Contact
Is uw interesse gewekt, en wilt u weten hoe uw Prima Poli er uit kan komen te zien, of wilt u op de hoogte gehouden worden over de ontwikkelingen en de behaalde resultaten, neem dan contact op met de Vreelandgroep.